Le fasi del Piano Formativo Aziendale: dall’analisi degli obiettivi, alla progettazione e alla valutazione finale

Il tema della formazione esprime, da sempre, un modello di sviluppo e competenze all’interno delle imprese. Per definizione, la parola include significati diversi in base al contesto in cui viene utilizzata e ai destinatari a cui è rivolta. Numerosi, infatti, sono gli elementi ad essa afferenti da considerare: tra i più importanti il fattore di crescita personale dell’individuo ed il cambiamento dei processi organizzativi nelle aziende e nelle istituzioni in cui viene praticato.

Considerando gli anni della sua evoluzione, la formazione viene intesa, oggi, come condizione dell’inclusione sociale, ponendo l’attenzione sulla stretta correlazione tra la formazione stessa ed il miglioramento della qualità della vita, l’occupabilità ed il consolidamento della qualità del capitale umano. Ciò avviene attraverso un percorso interiore e di ricerca del sé che nasce progressivamente dai primi anni della propria vita fino all’età adulta, con l’acquisizione di una capacità di autoformazione e di autovalutazione.

Inoltre, nell’ambito delle organizzazioni, le persone realizzano lo sviluppo professionale più significativo e più efficace, sia come bisogno da acquisire individuale, sia lavorativo. Questo dualismo tra l’apprendimento finalizzato al lavoro e quello per la crescita personale è direttamente legato alle nuove competenze professionali richieste ai lavoratori, sempre più orientate alla relazionalità, all’innovazione e alla creatività.

Le organizzazioni rappresentano, quindi, ambienti in cui apprendere, migliorare e sviluppare processi di apprendimento sia personale che collettivo, finalizzati al potenziamento della consapevolezza e dell’autoformazione individuale (come precedentemente descritto) e di un gruppo con identità e culture diverse.

L’analisi della diversità e dell’eterogeneità all’interno del gruppo di lavoro rende più semplice ed efficace la comunicazione tra i diversi individui mediante i propri stili di pensiero (si rimanda all’articolo su pensare a colori), di atteggiamento e di comportamento.

Gli input generati mettono in luce la struttura del disegno formativo da progettare con lo scopo di rendere l’apprendimento interattivo e creativo attraverso lo scambio, il dialogo, le attività e di potenziare la relazione con i collaboratori per acquisire ed incrementare competenze nuove. Si definisce in questo modo, il ruolo delle persone a partire dai loro tratti peculiari e dalle proprie caratteristiche, affinché possano comprendere nuove idee e pensieri diversi o assenti. Dunque, va a delinearsi, così, un percorso di formazione mirato alla professionalità della persona, capace di trasmettere il valore ed il consolidamento delle relazioni con gli altri individui, e alla qualità delle performance professionali-organizzativi.

La stesura di un piano formativo aziendale: regole ed esempi

Vedremo adesso le principali regole e alcuni esempi per la stesura di un piano formativo aziendale.

Prima di individuare le fasi del progetto formativo, è importante aver definito l’organizzazione, il contesto sociale, culturale, economico in cui si colloca, i riferimenti storici e lo scenario in cui opera. Infatti, conoscere alcuni contesti e le personalità della realtà aziendale può aiutare a comprendere la storia e lo sviluppo dell’impresa nel corso degli anni e, soprattutto, ad appurare come si è modificata nel tempo e come si sono trasformate la sua mission e la sua vision all’interno dell’ambiente socio-organizzativo. Ciò è importante perché la formazione avviene tramite una richiesta di formazione da parte di un committente, il quale non è il destinatario finale del percorso; sarà la figura del formatore ad intervenire nel progetto e a definire gli obiettivi e le modalità dell’intervento formativo.

Quest’ultimo andrà, dunque, ad approfondire la diagnosi svolta dal committente attraverso un processo preliminare.

Da questo momento, si identifica il processo formativo che comprende quattro diverse fasi in sequenza tra loro:

• Analisi degli obiettivi formativi;
• Pianificazione e progettazione della formazione;
• Attuazione degli interventi formativi;
• Valutazione dei risultati.

Esso è fondamentale perché mirato ad una strategia di sviluppo per l’impresa e finalizzato a potenziare le competenze dell’individuo. Nello specifico, si va a definire l’analisi dei fabbisogni formativi, importante per la realizzazione di interventi efficaci, come uno strumento che permette di superare il gap esistente tra le competenze del soggetto nel contesto attuale con quelle previste dagli obiettivi dell’intervento formativo in un futuro determinato.

In questo contesto, si può dire che l’analisi dei fabbisogni diventi già essa stessa formazione.

L’analisi degli obiettivi formativi

In questo primo step vengono identificati gli obiettivi, le linee guida, i contenuti, le metodologie e quindi i metodi e gli strumenti, le dinamiche interne ed esterne all’organizzazione ed aspetti sullo stato delle relazioni industriali e sul turnover, la durata, le modalità di erogazione e i costi dell’azione formativa che verranno applicati. Non meno importanti saranno le aree di apprendimento su cui si vuole operare e gli attori che verranno coinvolti in tutto il progetto.

L’attività di ricerca è finalizzata proprio ad identificare i bisogni espressi dai diversi individui mediante feedback di anni precedenti sui commenti e sulle schede di gradimento, colloqui, interviste, resoconto, sondaggi e questionari di assessment sulla preparazione del target, in termini di conoscenze, competenze e motivazioni; ma, importanti sono anche le attese reciproche tra l’azienda ed il personale. Dunque, partendo da una buona analisi dei bisogni e da un accurato studio di mercato, si definiscono i contenuti (fabbisogni) per una futura formazione efficace.

La pianificazione e la progettazione della formazione

Dopo aver definito i fabbisogni, si passa alla prima parte della fase formativa in cui si delineano gli obiettivi, i progetti e le motivazioni del progetto (pianificazione); nella seconda fase, invece, le soluzioni ai bisogni specifici considerati precedentemente, il contesto, l’andamento del mercato, le esperienze e conoscenze in campo di formazione e di apprendimento, sia da parte del formatore che dei partecipanti (progettazione).

Dall’approfondimento dei due aspetti di questo step, emerge un’accurata elaborazione sull’utilizzo degli strumenti formativi, i quali ne definiscono una microprogettazione basata sui seguenti punti:

• le indicazioni circa gli obiettivi specifici e generali del corso, le regole, le presentazioni dei partecipanti e le aspettative della formazione con l’istituzione del “patto d’aula”;
• la descrizione sintetica del piano formativo aziendale, dell’architettura del corso e dei contenuti dell’azione formativa, articolati in tempi e durata;
• la definizione degli attori, dei formatori make (interni) o buy (esterni), dei destinatari e dei loro ruoli;
• gli argomenti e le tematiche che verranno trattati;

• la metodologia didattica adottata per l’apprendimento;
•  le attività proposte e i materiali didattici di supporto;
• il luogo e gli orari della formazione
• i costi dell’intervento formativo.

L’attuazione degli interventi formativi

Questa fase è fondamentale per la riuscita dell’iniziativa e per le modalità di apertura, di gestione e di chiusura del percorso. Inoltre, durante lo svolgimento del programma formativo è importante dare ai “formandi” il senso di continuità dell’iniziativa e fornire la documentazione necessaria per il processo di apprendimento. Questo approccio, nel corso dell’attuazione del progetto, può trasformarsi in un’attività continua di bilanciamenti e richiede una risposta immediata per la ridefinizione di alcuni elementi della progettazione in caso di problematiche riscontrate.

La valutazione del percorso formativo

Con la fase della valutazione termina il percorso formativo che tratta l’efficacia e la qualità degli obiettivi da raggiungere prestabiliti in fase di analisi, fattore della valutazione ex ante. Si considera un punto fondamentale, in quanto permette di verificare lo sviluppo dell’apprendimento e del miglioramento delle competenze, delle abilità e delle conoscenze di ogni partecipante.

Inoltre, in questo step, è interessante considerare il valore delle metodologie utilizzate dai formatori durante la formazione, elemento della valutazione in itinere, per massimizzare le performance di ciascun individuo, aspetto che verrà ripreso nell’intervento della valutazione ex post, per incrementare la consapevolezza delle proprie capacità, l’autoefficacia, il cambiamento e favorire il commitment e la motivazione della persona.

La valutazione, dunque, rappresenta un momento formativo capace di creare un’occasione di successo per l’individuo e, nello stesso tempo, garantire l’accessibilità del risultato. A sostegno di quest’ultimo, si delineano i debriefing sulla discussione dell’apprendimento e sul confronto del clima d’aula nella prima fase di formazione ed i feedback finali sulla prestazione.