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Come scrivere una mail formale? Guida completa e consigli pratici.

Come scrivere una mail formale che abbia tutti quanti i requisiti per essere presa in considerazione? Che sia per una società, professore oppure una Pec, in questa guida viene affrontato l’argomento passo dopo passo al fine di ottenere l’obiettivo preposto. 

Come si scrive una mail formale?

Come scrivere una mail è una delle domande che spesso e volentieri vengono fatte, soprattutto se si tratta di un testo destinato ad una società oppure un professore, sino alla innovativa Pec che mette sempre qualche dubbio.

Per sapere come iniziare a scrivere un’email, uno degli aspetti fondamentali è l’oggetto. Spesso e volentieri questo dettaglio viene trascurato ma in un messaggio formale è fondamentale arrivare dritti al punto.

L’oggetto della mail è una delle prime cose che il destinatario legge e in pochissime parole si può attirare l’attenzione. Se non è ben scritto e articolato potrebbe portare il destinatario a non leggere il contenuto del messaggio o – ancora peggio – cestinarlo. Non vogliamo certo che questo accada con la nostra lettera di presentazione, scritta con tanta fatica! (se devi ancora scriverla leggi qui i nostri consigli)

L’oggetto dovrà quindi avere questi requisiti fondamentali:

  • Esplicito facendo comprendere in maniera chiara e diretta il tema del messaggio, senza parole fuorvianti e senza senso
  • Breve senza articolazioni ma arrivando dritti al punto
  • Individuare la traccia facendo comprendere il tema principale del messaggio. Un esempio? Candidatura per… annuncio del… oppure Testi universitaria di…. 

Una volta che l’oggetto è stato individuato e scritto, si deve passare alla composizione della mail formale partendo dalla introduzione. I saluti introduttivi sono infatti uno degli aspetti fondamentali.

Considerando che non si confidenza con la persona che andrà a leggere il messaggio, sarà bene iniziare la mail con aggettivi di circostanza come Spettabile oppure Egregio seguito da un titolo che identifica la persona anche con abbreviazione (Dott.ssa – Sig.ra – Sig.). 

Se, in base alla traccia del messaggio formale, la formula aggettivo di circostanza e titolo possa sembrare esagerato ci si può adeguare anche con un qualcosa di gentile come Buongiorno/Buonasera evitando il Salve.

mani che scrivono sul computer

Ci sono dei casi in cui l’indirizzo mail non sia nominale, per questo motivo è bene specificare il destinatario specifico se si conosce oppure iniziare con Spett.le Azienda, per fare un esempio pratico. Gli aggettivi di circostanza sono sempre utili se si ha a che fare con una sola persona oppure un gruppo di professionisti che utilizzano la stessa mail aziendale: è un inizio molto gradito che identifica il mittente come educato e rispettoso. 

Come scrivere il corpo del messaggio di una mail formale?

Se oggetto e saluto iniziale sono due step portati a termine, ora arriva il corpo del messaggio con l’obiettivo finale di arrivare al nocciolo della questione in maniera chiara ed esaustiva. Il corpo del messaggio non deve annoiare, non deve essere troppo lungo ma – allo stesso tempo – non deve essere superficiale. 

requisiti fondamentali per un testo di mail formale sono i seguenti:

  • Evidenziare immediatamente al destinatario il motivo del contatto
  • Il messaggio deve essere conciso, infatti avere una buona proprietà di sintesi è un dettaglio molto apprezzato dai professionisti
  • Suddividere il messaggio in paragrafi al fine che sia ordinato e ancora più comprensibile
  • Prestare sempre attenzione alla grammatica, punteggiatura e coniugazione dei verbi
  • Non utilizzare termini troppo difficili o comunque lontani dal proprio linguaggio comune, rischiando di utilizzarli in maniera non appropriata
  • Mettere sempre in evidenza se ci siano o meno degli allegati indicando il contenuto, dimensioni e se necessitano di una lettura immediata
  • Rileggere con attenzione anche più di una volta.

Una volta che il testo del messaggio è stato completato, si passa ai saluti cordiali finali con una richiesta gentile di riscontro. Evitare sempre frasi del tipo:

  • Mi risponda appena può
  • Appena legge risponda al messaggio

Meglio accompagnare i saluti con:

  • In attesa di un gentile riscontro, le porgo cordiali saluti

Come scrivere una mail ad un professore?

Ma come scrivere una mail ad un professore? Cosa cambia? Di norma le mail formali vengono inviate ai professori universitari in sede di tesi. Nonostante si possa avere confidenza maturata negli anni, si tratta sempre e comunque di un messaggio formale destinato ad un professionista di quel settore.

Anche in questo caso porre attenzione all’oggetto del messaggio, al fine che il professore sappia di che cosa tratta la mail come Informazioni sulla tesi – Invio prima parte di Tesi e così via dicendo.

Si passa ora all’inizio del testo con una introduzione che dovrà avere un aggettivo di circostanza come Egregio oppure Gentile seguito dal titolo per intero come Professor oppure Professoressa seguito dal cognome.

Per il testo, seguire le stesse indicazioni di come scrivere una mail formale e sviluppare il messaggio andando dritti al punto senza perdersi in frasi inutili. Un professore non si può ricordare di tutti quanti, quindi nel testo all’inizio sono consigliabili due o tre righe di identificazione della persona – corso di laurea che si sta frequentando e ribadire l’oggetto della richiesta.

Evidenziare se il destinatario trova uno o più allegati, salutando cordialmente e chiedendo un riscontro gentile al messaggio. 

Come scrivere una Pec?

Scrivere un’email formale o ad un professore ora è chiaro, ma se viene richiesta una mail Pec da dove cominciare? Prima di tutto è bene evidenziare che questa tipologia di servizio sia a pagamento ed è inoltre atta a garantire l’identità del mittente nonché destinatario, dando al messaggio stesso un valore legale al pari delle raccomandate A/R con ricevuta di ritorno. 

A parte questo dettaglio, scrivere una mail Pec è uguale a come scriverne una normale da un qualsiasi servizio di posta elettronica. È importante avere a disposizione anche un indirizzo di posta Pec soprattutto se i messaggi e i documenti che si inviano in allegato debbano essere legali e certificati, come anticipato. Leggi le differenze tra PEC e posta elettronica normale in questo articolo.

Altro dettaglio fondamentale, tutti i tecnicismi verranno svolti da server del provider di posta elettronica alla quale ci si affida senza dover fare nulla di più

Per ottenere una casella di posta elettronica Pec certificata sarà sufficiente collegarsi al sito internet del gestore, scegliere l’offerta che si preferisce maggiormente e poi compilare il modulo con l’immissione di tutti i dati personali richiesti accompagnando l’azione con il pagamento del primo anno di sottoscrizione. 

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Redazione

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