Sei appena entrato a far parte di una nuova azienda e vuoi farti notare dagli altri. Come scrivere una mail formale che possa far colpo su colleghi, dirigenti o potenziali clienti? Ebbene, devi conoscere come puoi scegliere lo stile appropriato per scrivere un messaggio via mail formale ed elegante.
Di seguito, puoi trovare la nostra guida completa che ti aiuterà a scrivere una mail in modo informale per una società oppure indirizzata a un professore. Allo stesso tempo, potrai scoprire anche come scrivere una PEC e come puoi ottenerne una. Sei pronto? Ecco tutto quello che devi sapere al riguardo.
Come si scrive una mail formale?
Come scrivere una mail formale è una domanda che può farti sorgere dei dubbi. In effetti, se non conosci il giusto procedimento, puoi perdere davvero molto tempo per capire come riuscirci.
Dunque, devi procedere per gradi, iniziando a comporre la mail seguendo uno schema ben preciso. Ecco quali sono gli elementi sui quali devi concentrarti.
1. Scrivere l’oggetto per una mail formale: come fare?
Per sapere come iniziare a scrivere un e-mail, uno degli aspetti fondamentali è l’oggetto. Spesso e volentieri questo dettaglio viene trascurato ma in un messaggio formale è fondamentale arrivare dritti al punto. Devi essere diretto e chiaro, specificando sin da subito quali sono le tue intenzioni.
L’oggetto della mail è una delle prime cose che il destinatario legge e in pochissime parole puoi attirare la sua attenzione. Se scrivi un oggetto poco interessante, il destinatario potrebbe non dargli peso e addirittura cestinare il messaggio. Non vogliamo certo che questo accada con mail importanti, come la nostra lettera di presentazione, scritta con tanta fatica! (se devi ancora scriverla leggi qui i nostri consigli)
L’oggetto dovrà quindi avere questi requisiti fondamentali:
- Deve essere esplicito facendo comprendere in maniera chiara e diretta il tema del messaggio, senza parole fuorvianti e senza senso
- Breve senza articolazioni ma arrivando dritti al punto
- Individuare la traccia facendo comprendere il tema principale del messaggio. Un esempio? Candidatura per… annuncio del… oppure Tesi universitaria di….
2. Introdurre il messaggio in modo accurato
Una volta che hai individuato e scritto l’oggetto, devi passare alla composizione della mail formale partendo dall’introduzione. I saluti introduttivi sono infatti uno degli aspetti fondamentali.
Considerando che non hai un certo grado di confidenza con la persona che andrà a leggere il messaggio, farai bene ad iniziare la mail con aggettivi di circostanza come Spettabile oppure Egregio seguito da un titolo che identifica la persona anche con abbreviazione (Dott.ssa – Sig.ra – Sig.).
Se, in base alla traccia del messaggio formale, la formula aggettivo di circostanza e titolo possa sembrare esagerato puoi adeguare anche con qualcosa di gentile come Buongiorno/Buonasera evitando il Salve.
Ci sono dei casi in cui l’indirizzo mail non sia nominale, per questo motivo devi specificare il destinatario specifico se lo conosci oppure iniziare con Spett.le Azienda.
Gli aggettivi di circostanza sono sempre utili se hai a che fare con una sola persona oppure un gruppo di professionisti che utilizzano la stessa mail aziendale. Infatti, ricorda che un’introduzione del genere è molto gradita perché identifica qualità come educazione e rispetto.
3. Come scrivere il corpo del messaggio di una mail formale?
Dopo aver scritto oggetto e introduzione, ora devi concentrarti sul corpo del messaggio di una mail formale. Il corpo del messaggio non deve annoiare, non deve essere troppo lungo ma – allo stesso tempo – non deve essere superficiale. Deve essere il cuore della mail e per questa ragione devi scriverlo nel miglior modo possibile.
I requisiti fondamentali per scrivere tale elemento sono i seguenti:
- Evidenziare immediatamente al destinatario il motivo del contatto
- Il messaggio deve essere conciso, infatti avere una buona proprietà di sintesi è un dettaglio molto apprezzato dai professionisti. Per questa ragione, devi sapere come fare un riassunto.
- Suddividi il messaggio in paragrafi al fine che sia ordinato e ancora più comprensibile
- Presta sempre attenzione alla grammatica, alla punteggiatura e alla coniugazione dei verbi
- Non utilizzare termini troppo difficili o comunque lontani dal tuo linguaggio comune, scegli sempre parole che facciano parte del tuo vocabolario
- Metti sempre in evidenza se ci siano o meno degli allegati indicando il contenuto, dimensioni e se necessitano di una lettura immediata
- Rileggi con attenzione anche più di una volta
4. I saluti: la parte conclusiva da non sottovalutare
Una volta che il testo del messaggio è stato completato, puoi passare ai saluti finali e all’eventuale follow up per riscontro. Tuttavia, ricorda di evitare sempre frasi del tipo:
- Mi risponda appena può
- Appena legge risponda al messaggio
Meglio accompagnare i saluti con:
- In attesa di un gentile riscontro, le porgo cordiali saluti
Ricapitolando dunque, quando devi scrivere una mail formale per lavoro devi prestare attenzione:
- All’oggetto della mail
- All’introduzione che deve essere brillante e diretta
- Al corpo del testo, chiaro e semplice
- Ai saluti, cordiali e rispettosi
Come scrivere una mail ad un professore?
Cosa devi fare invece, se vuoi sapere come scrivere una mail ad un professore? Cosa cambia? Di norma le mail formali vengono inviate ai professori universitari in sede di tesi. Nonostante puoi avere una confidenza maturata negli anni, devi ricordare che stai per scrivere un messaggio formale destinato ad un professionista di quel settore.
Anche in questo caso devi porre attenzione all’oggetto del messaggio, al fine che il professore sappia di che cosa tratta la mail. L’oggetto potrebbe essere strutturato con frasi come Informazioni sulla tesi – Invio prima parte di Tesi e così via.
Dopodiché, devi passare all’inizio del testo con un’introduzione che dovrà avere un aggettivo di circostanza come Egregio oppure Gentile seguito dal titolo per intero come Professor oppure Professoressa.
Per quanto riguarda il corpo del testo, devi seguire le stesse indicazioni indicate in precedenza per come scrivere una mail formale. Non dimenticare di sviluppare un testo chiaro e conciso. Un professore non si può ricordare di tutti i suoi alunni, quindi, all’inizio del testo, scrivi due o tre righe di identificazione della persona – corso di laurea che stai frequentando e ribadisci l’oggetto della richiesta.
Infine, ricordati di evidenziare se il destinatario trova uno o più allegati, salutando cordialmente e chiedendo un riscontro gentile al messaggio.
Come scrivere una Pec?
Ora sai come scrivere un messaggio e-mail formale. Che dire però, se ti chiedi come scrivere una PEC? Prima di tutto è opportuno evidenziare come questa tipologia di servizio sia a pagamento ed è inoltre atta a garantire l’identità del mittente nonché destinatario. Ricorda che una PEC da al messaggio stesso un valore legale al pari delle raccomandate A/R con ricevuta di ritorno.
Tuttavia, non devi farti spaventare da questo dettaglio. Infatti, scrivere una PEC equivale a scrivere una mail formale. Comunque, come accennato in precedenza, devi avere a disposizione una PEC per poter inviare o ricevere questi speciali messaggi. Se vuoi avere maggiori informazioni al riguardo, allora leggi le differenze tra PEC e posta elettronica normale in questo articolo.
Altro dettaglio fondamentale, tutti i tecnicismi verranno svolti da server del provider di posta elettronica alla quale ci si affida senza dover fare nulla di più.
Per ottenere una casella di posta elettronica Pec certificata devi collegarti al sito internet del gestore, scegliere l’offerta che preferisci maggiormente e poi compilare il modulo con l’immissione di tutti i dati personali richiesti. Infine, devi pagare il servizio versando il totale annuale in un’unica soluzione. Tuttavia, ricorda che il costo di una PEC è irrisorio e non ti creerà problemi dal punto di vista finanziario.
