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Lavoro

Lavorare oggi: il significato di “multitasking”

Nello svolgimento dell’attività lavorativa ci sono frasi che ciascuno di noi dice quotidianamente, come ad esempio:

“Mandami un’email così ti rispondo mentre completo il task; scrivimi un WA tanto leggo anche se sono in riunione; sto facendo questo mentre sono al telefono con te ed intanto aggiorno gli altri; chiamami anche se sto lavorando al pc così non perdiamo tempo; abbiamo delle urgenze; lavoriamo partendo dalle priorità” .

Siamo sempre coinvolti in più attività contemporaneamente mentre lavoriamo, banalmente anche solo il fatto di:

  • rispondere ai messaggi sul cellulare;
  • parlare con qualcuno;
  • rispondere ad un’email.

Non siamo mai pienamente focalizzati su quello che facciamo mentre lo facciamo e siamo sempre proiettati al futuro. Penserete che è ovvio, perché è così che funziona il lavoro.
Ma ne siete sicuri? Siete sicuri che i compiti che svolgiamo possano essere fatti contemporaneamente e senza focalizzare l’attenzione su ciascuno di essi nel momento presente? Davvero iniziamo  e portiamo a termine in modo efficace ed efficiente più attività contemporaneamente? Forse abbiamo questa impressione, crediamo di essere multitasking nonostante il nostro cervello non sia fatto per funzionare così ed infatti siamo stressati e bombardati dagli stimoli (https://formazionecontinuainpsicologia.it/infobesita-a-lavoro-unepidemia-nella-pandemia/).
Fare una cosa per volta non ci sembra corretto e fattibile, non c’è abbastanza tempo. Se, invece, il tempo ci sembrasse non sufficiente per fare tutto proprio perché facendo più cose nello stesso momento perdiamo del tempo?

L’attenzione è selettiva e rifiutando il “mono-tasking” praticamente passiamo da un compito all’altro. Il termine più adatto per descrivere questa modalità di lavorare è “context switching”, proprio perché come accade in informatica c’è una commutazione di contesto: svolgiamo più attività, lasciamo in sospeso un’attività che riprendiamo mentre ne svolgiamo altre. Ormai è ciò che accade nella routine quotidiana di ciascuno di noi, proprio per renderci conto di come sia ormai una prassi consolidata che potremmo definire come “la norma” facciamo un esempio pratico. 

Un esempio di cosa significa multitasking

Stiamo scrivendo un report e rispondiamo al telefono, poi controlliamo la notifica dell’email e magari la segniamo come da leggere così da poter rispondere dopo perché non è urgente e riprendiamo con la scrittura del report senza mai perdere di vista eventuali messaggi sul nostro cellulare personale ed ovviamente (se lo abbiamo) su quello aziendale e magari nel frattempo sorseggiamo un caffè; eppure se qualcuno ci chiedesse cosa stiamo facendo risponderemmo che stiamo scrivendo il report senza renderci conto che è l’attività principale, non l’unica.

Come aumentare la produttività evitando il multitasking

Cosa potremmo fare per evitare di trovarci a lavorare  in modalità “context switching”?

Potremmo:

  • Lavorare per blocchi (raggruppare attività simili);
  • Fare pause regolari;
  • Programmare, pianificare;
  • Focalizzarci su un solo compito alla volta.
persona che lavora al computer mentre controlla il telefono

Perché? Perché così ottimizzeremmo davvero i tempi riducendo il sovraccarico cognitivo e quindi saremmo più produttivi. Essere produttivi è fondamentale, inutile negarlo. Quindi per quale ragione negare che il multitasking non è sostenibile a lungo termine? Non siamo macchine, siamo umani e funzioniamo in modo diverso dai computer. Questo continuo tentativo di avvicinarci alle loro caratteristiche ha molteplici conseguenze. Nel caso dello “switchare” da un compito all’altro può comportare: 

  • tecnostress;
  • maggiore livello di stress generale;
  • impatto negativo sulle relazioni interpersonali;
  • deficit attentivo;
  • maggiori probabilità di sbagliare.

Siamo certi che i “pro” del multitasking superino i “contro”? Forse dobbiamo valutare le attività da svolgere prima di eleggerlo come “la modalità di lavoro”?  Sicuramente ci sono compiti che richiedono meno attenzione di altri, quindi bisogna valutare il grado difficoltà ed il contesto fisico e psicologico in cui lo mettiamo in atto.

Usando una metafora è come se mangiassimo ogni tipo di pasta col cucchiaio, anziché con la forchetta. E’  adeguato e pratico? Dipende.  

Adesso a voi l’ardua sentenza.

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Irene Saya

Psicologa del lavoro e del benessere nelle organizzazioni (n iscrizione Ordine Piemonte 9396) Inseguo la mia passione per il mondo HR “come fosse l’ultimo autobus della notte” (T. Guillemets). Sarà per questo che dalla Trinacria sono arrivata nella città della Mole e non conosco la mia prossima destinazione? Già! Dopo la laurea col massimo dei voti ottenuta con una tesi su un progetto di formazione innovativo in FCA, mi sono occupata di recruiting e di progettazione di interventi formativi in piccole aziende fatte da grandi persone che mi hanno arricchita umanamente e professionalmente, insegnandomi a cogliere la bellezza collaterale degli imprevisti. Il mio motto è: “Ci saranno sempre pietre sulla strada davanti a noi. Saranno ostacoli o trampolini di lancio; tutto dipende da come le usiamo” (Friedrich Nietzsche).

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