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Lavoro

Lavorare oggi: il significato di “multitasking”

Qual è il significato di multitasking? Oggi si sente sempre di più questa parola ma spesso non si riesce a cogliere il significato. Per comprenderlo al meglio, dobbiamo pensare a una cosa. Nello svolgimento dell’attività lavorativa ci sono frasi che ciascuno di noi dice quotidianamente, come:

  • Mandami un’email così ti rispondo mentre completo il task 
  • Scrivimi un WA tanto leggo anche se sono in riunione 
  • Chiamami anche se sto lavorando al pc così non perdiamo tempo
  • Abbiamo delle urgenze, lavoriamo partendo dalle priorità

Siamo sempre coinvolti in più attività contemporaneamente mentre lavoriamo e ciò comporta anche compiere azioni banali e quasi meccaniche come

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  • rispondere ai messaggi sul cellulare;
  • parlare con qualcuno;
  • rispondere ad un’email.

Non siamo mai pienamente focalizzati su quello che facciamo mentre lo facciamo e siamo sempre proiettati al futuro. Per alcuni il significato di multitasking è questo. Penserete che è ovvio, perché è così che funziona il lavoro.

Ma ne siete sicuri? Siete sicuri che i compiti che svolgiamo possano essere fatti contemporaneamente e senza focalizzare l’attenzione su ciascuno di essi nel momento presente? Davvero la nostra efficienza è migliore se svolgiamo più attività contemporaneamente? Forse abbiamo questa impressione, crediamo di essere multitasking nonostante il nostro cervello non sia fatto per funzionare così ed infatti siamo stressati e bombardati dagli stimoli. Ciò potrebbe portarci anche a un burnout cosa assolutamente da evitare.

Fare una cosa per volta non ci sembra corretto e fattibile, non c’è abbastanza tempo. Che dire però se, invece, il tempo ci sembrasse non sufficiente per fare tutto proprio perché stiamo facendo più cose nello stesso momento? È bene che riflettiamo su questa domanda e che ognuno trovi la risposta se sente che qualcosa non va nella propria routine lavorativa.

Multitasking e “context switching”

Dobbiamo riflettere anche su un’altra cosa. L’attenzione è selettiva e rifiutando il “mono-tasking” praticamente passiamo da un compito all’altro. 

Il termine più adatto per descrivere questa modalità di lavorare è “context switching”. Perché? Ebbene, perché proprio come accade in informatica c’è una commutazione di contesto: svolgiamo più attività, lasciamo in sospeso un’attività che riprendiamo mentre ne svolgiamo altre.

 Ormai è ciò che accade nella routine quotidiana di ciascuno di noi. Vogliamo comprendere meglio questo modo di pensare? Allora facciamo un esempio.

Un esempio per capire nel dettaglio qual è il significato di multitasking

Stiamo scrivendo un report e rispondiamo al telefono. Successivamente controlliamo la notifica dell’email e magari la segniamo come da leggere così da poter rispondere dopo perché non è urgente.

A questo punto, riprendiamo con la scrittura del report senza mai perdere di vista eventuali messaggi sul nostro cellulare personale ed ovviamente (se lo abbiamo) su quello aziendale. Il tutto mentre ci gustiamo il nostro caffè caldo che ci può dare la giusta energia. 

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Quante azioni stiamo svolgendo contemporaneamente? Eppure, se qualcuno ci chiedesse cosa stiamo facendo, risponderemmo che stiamo scrivendo il report senza renderci conto che è l’attività principale, ma di certo non l’unica!

Questo significa essere multitasking. Certo, qualcuno potrebbe voler dare un’accezione positiva a tale termine e ciò non è sbagliato. Tuttavia, se non si padroneggia tale aspetto il risultato generale può danneggiare la nostra produttività sul lavoro e farci distrarre rapidamente. 

Come aumentare la produttività evitando il multitasking

A questo punto, visto che abbiamo compreso il significato multitasking, possiamo chiederci quali consigli possiamo seguire per evitare che ciò ci danneggi. Quindi, cosa potremmo fare per evitare di trovarci a lavorare  in modalità “context switching”?

Potremmo:

  • Lavorare per blocchi (raggruppare attività simili);
  • Fare pause regolari;
  • Programmare e pianificare;
  • Focalizzarci su un solo compito alla volta.

Perché? Perché così ottimizzeremmo davvero i tempi riducendo il sovraccarico cognitivo e quindi saremmo più produttivi. Essere produttivi è fondamentale, inutile negarlo. 

Quindi per quale ragione negare che il multitasking non è sostenibile a lungo termine? Non siamo macchine, siamo umani e funzioniamo in modo diverso dai computer. Questo continuo tentativo di avvicinarci alle loro caratteristiche ha molteplici conseguenze. Nel caso dello “switchare” da un compito all’altro può comportare: 

  • tecnostress;
  • maggiore livello di stress generale;
  • impatto negativo sulle relazioni interpersonali;
  • deficit attentivo;
  • maggiori probabilità di sbagliare.

Siamo certi che i “pro” del multitasking superino i “contro”? Forse dobbiamo valutare le attività da svolgere prima di eleggerlo come “la modalità di lavoro”?  Sicuramente ci sono compiti che richiedono meno attenzione di altri, quindi bisogna valutare il grado difficoltà ed il contesto fisico e psicologico in cui lo mettiamo in atto.

persona che lavora al computer mentre controlla il telefono

Usando una metafora è come se mangiassimo ogni tipo di pasta col cucchiaio, anziché con la forchetta. È adeguato e pratico? Dipende.  

In ultima analisi, ora tocca a voi l’ardua sentenza. Provate i consigli dati in precedenza e potete toccare con mano quali sono i vantaggi dell’organizzare al meglio il lavoro, concentrandosi su un compito per volta.

Valutate con attenzione i benefici e i rischi del multitasking e procedete in questa direzione ricordando che non siete macchine e che potete il meglio di voi stessi anche se non vi sovraccaricate di lavoro.

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Irene Saya

Psicologa del lavoro e del benessere nelle organizzazioni (n iscrizione Ordine Piemonte 9396) Inseguo la mia passione per il mondo HR “come fosse l’ultimo autobus della notte” (T. Guillemets). Sarà per questo che dalla Trinacria sono arrivata a Milano facendo tappa nella città della Mole e non conosco la mia prossima destinazione? Già! Dopo la laurea col massimo dei voti ottenuta con una tesi su un progetto di formazione innovativo in FCA, mi sono occupata di recruiting e di progettazione di interventi formativi in piccole aziende fatte da grandi persone che mi hanno arricchita umanamente e professionalmente, insegnandomi a cogliere la bellezza collaterale degli imprevisti. Adesso sono una recruiter di profili IT. Il mio motto è: “Ci saranno sempre pietre sulla strada davanti a noi. Saranno ostacoli o trampolini di lancio; tutto dipende da come le usiamo” (Friedrich Nietzsche).

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