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Lavoro

Organizzare l’ufficio: ecco come fare per lavorare meglio

Come organizzare al meglio l’ufficio? Sono davvero in tanti a chiederselo. È vero che molti amano lavorare nel proprio disordine, perché nel caos trovano la loro armonia. Comunque, organizzare l’ufficio è importante perché permette di avere tutto a portata di mano. Tutti devono farlo prima o poi, anche perché in questo modo possono dare una buona immagine ad eventuali clienti o rappresentanti di aziende esterne.

In prospettiva, fare ciò può aumentare la propria produttività sul luogo di lavoro e ridurre le probabilità di stress. Ci sono alcuni consigli che tutti possono seguire per poter compiere quest’operazione nel migliore dei modi.

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Vuoi scoprire come riuscire a farlo senza alcun problema? Dunque, ecco i trucchi da applicare il prima possibile.

Perché occorre organizzare l’ufficio?

Prima di analizzare nel dettaglio i consigli che si possono seguire è bene ribadire perché occorre organizzare l’ufficio. I vantaggi che si possono ottenere da questa operazione sono diversi. Eccoli elencati:

  • Rendere il lavoro più facile e veloce: chi organizza al meglio l’ufficio può riuscire a svolgere il proprio lavoro in modo facile e veloce. Tutto sarà al proprio posto e tutto potrà essere usato rapidamente.
  • Abbattere lo stress: lo stress può essere il nemico maggiore sul luogo di lavoro. Riuscire a organizzare l’ufficio può essere l’arma che può aiutare ad abbattere questo ostacolo e può favorire la concentrazione mentre si lavora.
  • Dare una buona immagine agli altri: chi organizza l’ufficio in ogni minimo dettaglio riesce a dare una buona immagine agli altri. I clienti che visiteranno l’ufficio saranno ammaliati dall’ordine e dall’armonia che regna. Ciò vale anche per eventuali rappresentanti di altre aziende che vogliono proporre collaborazioni e rapporti di lavoro.
  • Protezione della privacy: organizzare al meglio l’ufficio serve anche a migliorare la privacy del lavoratore o del cliente. Infatti, senza documenti o pratiche diffuse per l’ufficio, è possibile evitare fughe di dati o violazioni della privacy. Insomma, per rispettare il GDPR e le ultime normative è fondamentale avere l’ufficio in ordine.

Come si è potuto vedere, i benefici derivanti dall’organizzare l’ufficio sono diversi, dunque vale la pena prendersi del tempo e farlo.

Come organizzare l’ufficio: 8 consigli o trucchi da seguire

A questo punto, è arrivato il momento di scoprire come organizzare l’ufficio. Ecco gli 8 consigli che tutti dovrebbero seguire per avere un ambiente di lavoro ordinato, armonioso ed efficiente.

Eliminare ciò che non serve

La prima cosa da fare è eliminare ciò che non serve. Proprio così, occorre gettare via tutti gli oggetti inutili o vecchi che occupano spazio. Solitamente in ufficio è possibile “accumulare” oggetti, fogli e altro che non hanno uno scopo preciso. A causa delle attività quotidiane è possibile dimenticarsi di essi e farli passare in secondo piano.

Ecco perché di tanto in tanto è importante fare un decluttering, ovvero, liberarsi di ciò che è superfluo. Magari è possibile segnare sul calendario o in agenda una data specifica per fare quest’operazione. In questo modo, nell’ufficio regneranno l’equilibrio e l’armonia.

scrivania con computer

Mettere in evidenza ciò che si usa frequentemente

Chi è in ufficio dovrebbe mettere in evidenza ciò che usa frequentemente. Questo vale per la propria scrivania, quindi è importante avere a portata di mano elementi come graffette, spillatrici, penne, evidenziatori e simili.

Tuttavia, questo vale anche per gli strumenti che si usano in ufficio. Dunque, è bene sistemare fogli A4 nuovi in vicinanza della stampante oppure sistemare un block notes vicino al telefono aziendale. Questi trucchi comportano delle minime modifiche, ma possono fare la differenza quando si parla di velocità ed efficienza.

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Migliorare l’illuminazione

Può sembrare una sciocchezza ma migliorare l’illuminazione è un trucco fondamentale per rendere più efficiente l’ufficio. Come farlo? Se la luce naturale non raggiunge ogni angolo dell’ufficio, bisogna intervenire in modo artificiale. Inoltre, non occorre scegliere i classici neon perché potrebbero rendere l’ambiente grigio o monotono, quasi depressivo.

È importante optare per soluzioni innovative e vivaci. Dunque, è consigliato scegliere faretti da soffitto a illuminazione naturale oppure strisce LED da installare in punti strategici. Chi vuole spendere una cifra più alta può anche installare le cosiddette smart light, lampadine intelligenti che regolano l’illuminazione a seconda delle condizioni meteorologiche esterne.

Disporre le scrivanie nel modo giusto

Un altro aspetto da non sottovalutare riguarda le scrivanie. Queste ultime devono essere disposte nel modo giusto. Solitamente, bisogna lasciare una distanza di 60 o 90 centimetri tra una scrivania e l’altra. In questo modo si garantisce la giusta privacy e lo spazio adeguato. Similmente, occorre rispettare una distanza di 90 o 100 centimetri dagli arredi. Così facendo, chi siede alla scrivania avrà libertà di movimento ed eviterà la sensazione di oppressione.

Inoltre, è bene che ogni scrivania sia sistemata di fronte alla porta così si elimineranno rumori o distrazioni alle spalle che possono essere elementi dannosi per la concentrazione. Che dire però, se l’ufficio è un open space? In tal caso per dividere le scrivanie può essere utile usare materiali divisori e d’arredo come piante e separé.

Mantenere le scrivanie sempre pulite e sistemate

Ancora un suggerimento utile per le scrivanie. Questa volta, per organizzare l’ufficio al meglio occorre prestare attenzione alla loro pulizia. La scrivania è il proprio mondo in ufficio: serve per lavorare, accogliere i clienti e organizzare la giornata.

Per queste ragioni, è fondamentale che sia sempre pulita e sistemata, perfetta per svolgere i propri compiti. Inoltre, non occore dimenticare che la scrivania è il luogo dove si trascorre la maggior parte del tempo. Dunque, deve essere igienizzata al meglio così da salvaguardare la propria salute e quella di altre persone che si avvicineranno a essa.

Usare il giusto materiale per archiviare i documenti

In ufficio bisogna spesso archiviare documenti, pratiche, fatture e molto altro ancora. Ovviamente, se tutto non viene disposto nel giusto modo regnerebbe il caos sul luogo di lavoro. Ecco perché bisogna scegliere il materiale appropriato per archiviare i documenti.

Non è affatto una cattiva idea fare uso di folder, etichette e cartelline. Ogni elemento può essere etichettato e ordinato nel modo giusto. Magari si possono utilizzare colori diversi per memorizzare facilmente la posizione di determinati documenti. Serve un po’ di creatività e buon gusto, ma alla fine il risultato può essere vantaggioso e soddisfacente.

Preferire il digitale al cartaceo

Alcuni sono affezionati al cartaceo e in ufficio usano solo questo materiale. Ciò può avere dei vantaggi ma alla lunga i documenti da conservare e controllare possono essere tanti. Ecco perché è una buona idea quella di rinnovare i propri archivi e trasferire tutto in digitale.

Si può anche pensare di creare un archivio “ibrido” con tutti i dati in digitale e solo alcuni, i più importanti, in formato cartaceo. Inoltre, grazie a sistemi come il cloud e lo spazio d’archiviazione digitale, i documenti possono diventare accessibili, sicuri e protetti per tutti.

La giusta personalizzazione non fa mai male

Organizzare l’ufficio non significa soltanto ottimizzare gli spazi e promuovere l’ordine. È possibile farlo anche personalizzando alcuni spazi. Dunque, è bene inserire qualche poster o qualche pianta per rendere l’ambiente vivace e vivibile.

Chiunque usi l’ufficio può contribuire a personalizzarlo, inserendo elementi carini che possano migliorare il benessere mentale di chi lavora.

Organizzare l’ufficio: farlo è un must per migliorare l’ambiente lavorativo

Ora si conoscono tutti i trucchi per organizzare l’ufficio nel migliore dei modi. Non bisogna rivoluzionare completamente l’ambiente in tempi brevi. A piccoli passi è possibile procedere con le modifiche necessarie per ottimizzare il luogo di lavoro.

La cosa importante è fare in modo che l’ufficio non diventi disordinato o poco produttivo. Quindi, a questo punto non occorre fare altro che sperimentare i trucchi summenzionati e provare i vantaggi che offrono.

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Redazione

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